Aktueller Stand Kongresszentrum / Neubau Neugasse (17/1500-BE)

1. Einleitung:

Das Volkshaus ist seit mehr als einhundert Jahren „das“ Veranstaltungshaus unserer Stadt. Konzerte, Tagungen, Versammlungen, Bälle und weitere gesellschaftliche Veranstaltungen der Institutionen, Vereine und Bürger Jenas fanden und finden hier statt, mitten im Zentrum, neben Optischen Museum und Uni-Campus, vis-a-vis vom Ernst-Abbe-Denkmal. Der große Unternehmer und Sozialreformer Ernst Abbe hatte den Impuls für die Errichtung dieses Hauses der Jenaer Bürgerschaft gegeben. Vor diesem Hintergrund haben sich Ernst-Abbe- Stiftung und die Stadt Jena gemeinsam darauf verständigt, das Volkshaus nicht nur zu sanieren, sondern auch Tradition und Zukunft durch eine Weiterentwicklung der Nutzbarkeit des Volkshauses miteinander zu verbinden.

Die Notwendigkeit der Sanierung des Volkshauses resultiert vor allem aus dem kritischen baulichen Zustand des Hauses. Dies umfasst Schäden an Dach und Fassade, veraltete Sanitär-, Heizungs- und Elektrotechnik, Mängel beim Brandschutz sowie der allgemeine Gesamteindruck des Hauses, welcher den Ansprüchen und Erwartungshaltungen der Nutzer und Besucher an ein modernes Veranstaltungshaus nicht mehr gerecht wird. Konzerte können nur als Sitzplatzveranstaltungen angeboten werden, Kongressanfragen müssen wegen fehlender Nebenraumkapazitäten abgelehnt werden, Umbauten zwischen den Veranstaltungen sind nur mit einem erheblichen zeiltichen und personellen Aufwand realisierbar.

Eine konzeptionelle Weiterentwicklung der Ernst-Abbe-Bücherei am Standort „Volkshaus“ ist wegen der räumlichen Begrenzung nicht gegeben. Der Probenbetrieb der Jenaer Philharmonie muss wegen der steigenden Nachfragen nach Veranstaltungskapazitäten im Volkshaus immer häufiger ausgelagert werden und umgekehrt müssen Veranstaltungsanfragen wegen des Probenbetriebes der Jenaer Philharmonie abgelehnt werden.

Vor diesem Hintergrund und mit dem Ziel der Schaffung von geeigneten Rahmenbedingungen für eine zukunftsorientierte Entwicklung des Volkshauses sowie der bisherigen Hauptnutzer beschloss der Stadtrat mit dem Beschluss 16/0893-BV am 15.06.2016 den Umbau des Volkshauses zu einem Kultur- und Kongresszentrum unter der Voraussetzung, dass auf dem städtischen Grundstück am Engelplatz mit einer mindestens 66 %igen Förderung aus Städtebaufördermitteln ein Neubau für die Ernst-Abbe-Bücherei als ein Bildungs- und Medienzentrum errichtet wird. Die Integration des Bürgerservice ist nicht Bestandteil dieses Stadtratsbeschlusses und wurde erst im weiteren Projektverlauf in die Planung aufgenommen. Der Grundsatzbeschluss des Stadtrates zum Neubau der Ernst-Abbe-Bücherei in Verbindung mit der Weiterentwicklung der Veranstaltungsstätte Volkshaus zum Kultur- und Kongresszentrum beinhaltete auch die Etablierung eines Projektstabes, um die damit verbundenen vielfältigen Aufgaben organisatorisch innerhalb der Stadtverwaltung Jena abzubilden.

Der Projektstab tritt im zweiwöchentlichen Turnus zusammen. Mitglieder sind Vertreter von KIJ (Leitung), JenaKultur, der Fachdienste Stadtumbau und Stadtentwicklung sowie Haushalt, Controlling und Organisationsentwicklung sowie JenaWirtschaft.

Des weiteren wurde der Projektstab mit der Sicherung und Entwicklung adäquater Räume für die Philharmonie (Probensaal) sowie mit der Akquisition der Städtebaufördermittel für den Standort Neugasse/Engelplatz beauftragt. Ergänzend soll dem Stadtrat ein Business Modell für die Betreibung eines Kultur- und Kongresszentrums „Volkshaus“ vorgelegt werden. Darüber hinaus sollte die Standortuntersuchung zur Etablierung von Hotelkapazitäten im gehobenen Angebotssegment weitergeführt werden. In einem ersten Schritt wurde das Grundstück „Parkplatz am Volksbad“ zur Bebauung mit einem Hotel unter besonderer Beachtung der städtebaulichen Qualität öffentlich ausgeschrieben werden.

Zur Betrachtung der verkehrlichen Auswirkungen des Umbaus des Volkshauses sowie des Baus eines Hotels am Volksbad sollte eine vertiefende Untersuchung (Hauptverkehrsnetz, Parkraum, Erschließung) erfolgen.

2. Sanierung Volkshaus:

Im März 2017 begann die Ernst-Abbe-Stiftung mit der Sanierung des Saalgebäudes (westlicher Gebäudeteil des Volkshauses mit Großem Saal). Mangels fehlender Raumalternativen für Konzerte der Philharmonie und sonstiger im Volkshaus etablierter Veranstaltungsformate wurde von einer mindestens einjährigen Schließung des Volkshauses abgesehen und sich für eine zweiphasige Sanierung des Saalgebäudes im laufenden Betrieb entschieden.

Die erste Bauphase umfasst unter Einbeziehung der Philharmonie-Sommerpause den Zeitraum März bis November 2017. In diesem Zeitraum wird die Erneuerung von Dach und Fassade des Saalgebäudes, der Einbau moderner, elektrisch versenkbarer Bühnentechnik, die Verlegung eines neuen Parketts sowie die Installation einer modernen Sprachbeschallungsanlage im Großen Saal realisiert. Des weiteren werden die Räume des ehemaligen Klubkellers „Modul“ zur zukünftigen Garderobe sowie zum Sanitärbereich des Volkshauses umgebaut und im Foyer ein neuer Kassenbereich installiert. Die Kapazitäten des Sanitärbereiches können dadurch im Vergleich zum IST-Stand verdoppelt werden. Statt bisher einem werden zukünftig zwei behindertengerechte Sanitäranlagen zur Gewährleistung einer weitestgehenden Barrierefreiheit im Erdgeschoss verortet. Vor diesem Hintergrund erfolgt auch der Einbau eines neuen Aufzuges, der Foyer und Großen Saal miteinander verbindet.

Durch den Einbau der neuen Bühnentechnik kann die Kapazität des Großen Saals von 868 Sitzplätzen auf bis zu 1050 Sitzplätze erhöht werden. Infolge der automatisierten Versenkbarkeit des Podests erfolgt eine deutliche Reduzierung der bisherigen Auf- und Umbauzeit des Vorderbühnenbereiches. Durch die jetzt unkomplizierte Abstufung der Bühne ist außerdem eine verbesserte Künstler-Zuschauer-Beziehung möglich, welche wegen der vergleichsweise großen Bühnenhöhe immer wieder bemängelt wurde. Dies wird künftig bei allen Konzerten der Jenaer Philharmonie sicht- und spürbar werden.

Die Verlagerung des Garderobenbereiches in das Untergeschoss ermöglicht die Erweiterung der Foyerfläche um ca. 200 qm, was vor allem hinsichtlich der möglichen Nutzung als tagungsbegleitende Ausstellungsfläche einen Mehrwert darstellt. Außerdem hat die Verlagerung der potentiellen Brandlast „Garderobe“ einen positiven Einfluss auf das Rettungswegesystem des Volkshauses, wodurch eine Erweiterung der zulässigen Kapazität des Großen Saals für Stehveranstaltungen mit bis zu 1.500 Besuchern möglich ist.

Nach Abschluss der ersten Bauphase erfolgt in Phase 2 (März bis Oktober 2018) der Einbau einer neuen Lüftungs- und Kühlungsanlage für das Saalgebäude, die Überarbeitung der Innenräume (Foyer, Großer Saal, Künstlergarderoben) sowie des Rangmobiliars und die Anschaffung neuer Besucherbestuhlung.

Parallel zu diesen Sanierungsmaßnahmen wird in 2018 die Planung des Umbaus des Lehrgebäudes (derzeit durch die Ernst-Abbe-Bücherei und Philharmonie genutzter Gebäudeteil) als Tagungszentrum sowie des zwischen Deutschem Optischen Museum (DOM) und Volkshaus neu zu errichtenden Zwischengebäudes abgeschlossen.

Für das neue Gebäude zwischen Volkshaus und Optischem Museum sind nach Abstimmung mit der Jenaer Philharmonie und der Ernst-Abbe-Stiftung als Nutzungsbestandteile der zur Betreibung des Volkshauses notwendige Küchentrakt, Lagerräume für das Orchester, ein Schlagwerk-Probenraum sowie ein auch als Probensaal für die Jenaer Philharmonie nutzbarer Raum mit einer Grundfläche von 300 qm und einer Raumhöhe von 7,50 m vorgesehen.
Der neue Zwischenbau wird durch direkte Zugänge mit Volkshaus und dem Deutschen Optischen Museum (DOM) verbunden sein und somit eine integrierte Nutzung des gesamten Gebäudeensembles ermöglichen. Die Prüfung weiterer Nutzungen im Zwischengebäude seitens des zukünftigen DOM wird mit der Besetzung der Museumsleitung bis Ende des 2. Quartals 2018 abgeschlossen und in die finalen Planungen einbezogen werden. Derzeit wird seitens der Ernst-Abbe-Stiftung von einem Kostenvolumen von 4 bis 5 Millionen Euro für die Errichtung des Zwischengebäudes sowie einer möglichen städtebaulichen Fördermöglichkeit in Höhe von 66 Prozent ausgegangen. Angesichts dieser für die Stadt Jena geltenden Planungsprämissen werden in Abhängigkeit vom finalen Entwurf und Nutzungsumfang Mietaufwendungen zwischen 120.000 bis 180.000 Euro pro Jahr auf städtischer Seite kalkuliert. Die sowohl infrastrukturelle als auch konzeptionelle Verbindung des Volkshauses mit dem zukünftigen Deutschen Optischen Museum stellt eine besondere Qualität des gesamten dadurch entstehenden Raum– und Themenkomplexes dar und wird ein starkes Grundelement der Vermarktung und dem Betrieb beider Orte sein.

Die Realisierung des Umbaus des Lehrgebäudes sowie die Errichtung des Zwischengebäudes ist im Zeitraum 2019 bis 2021 geplant. Somit könnte das Volkshaus in seiner erweiterten Nutzung als Kultur- und Kongresszentrum ab 2022 mit dem Vollbetrieb starten. Voraussetzung für diese Planung ist die finale Beschlussfassung zum Bibliotheksneubau (Q1/2018) und die Verlagerung des Bibliotheksbetriebes ab spätestens 2019. Der Projektstab prüft derzeit Szenarien für eine Übergangslösung. Eine erste Entscheidungsgrundlage wird bis Ende 2017 vorliegen.

3. Neubau Neugasse

Das vom Fördermittelgeber zur Bedingung gemachte architektonische Wettbewerbsverfahren für den Neubau Bibliothek/Bürgerservice befindet sich derzeit in der finalen zweiten Wettbewerbsphase. Aus den 70 Bewerbern der ersten Phase wählten Fach- und Sachjury 20 Kandidaten für Phase 2 aus. Dieser Wettbewerbsteil wird Anfang November 2017 abgeschlossen. Die eingereichten Arbeiten werden in einer öffentlichen Ausstellung Ende November 2017 gezeigt. Im Anschluss erfolgt das Verhandlungsverfahren mit den Preisträgern. Ziel ist, den Realisierungsvorschlag im März 2018 durch den Stadtrat beschließen zu lassen und dann in die Planungsphase überzugehen. Die Bauphase soll 2020 beginnen und im ersten Halbjahr 2023 beendet sein.

Die fortgeschriebene Grobkostenschätzung für die Baukosten beträgt 23 Millionen Euro zuzüglich der Ausstattungskosten in Höhe von zwei bis drei Millionen Euro. Diese Berechnung basiert auf der Grundlage der geforderten Flächen nach Raumbuch (3.900 m² für Ernst-Abbe- Bibliothek und 1.700 m² für Bürgerservice) und einem Mittelwert von ähnlichen Bauvorhaben, die in den vergangenen Jahren in Deutschland umgesetzt wurden, dass heißt unter Berücksichtigung der aktuell vorliegenden statistischen Kostenkennwerten (BKI Baukosten 2017 Neubau, Teil 1).

Aufgrund der gewünschten städtebaulichen und architektonischen Qualität und in Abhängigkeit des tatsächlich zur Umsetzung kommenden Architektenentwurfes aus dem Wettbewerbsverfahren kann es durchaus zu Abweichungen bei der Höhe der Baukosten kommen.

Mit Vorlage des Realisierungsvorschlages und Vorstellung der Preisträger im Stadtrat im ersten Quartal 2018 werden die voraussichtlichen Baukosten präziser benannt werden können.

Die Kostenerhöhung zur Beschlussvorlage 17/1204-BV ergibt sich aus den aktuell vorliegenden statistischen Kostenkennwerten (BKI Baukosten 2017 Neubau, Teil 1), durch die Erhöhung des Regionalfaktors für Jena auf 0,934 (vorher 0,902) und der Anpassung der Kostensteigerungsprognose auf Grund der Steigerung des Baukostenindex (Steigerung zwischen 2/2016 und 2/2017: 3,3 %).

Die Aufnahme des Vorhabens Neubau Bibliothek/Bürgerservice in das EFRE-Förderprogramm und die damit verbundene Förderquote von 80 Prozent wurde mit Schreiben des Landesverwaltungsamtes Weimar vom 22. Mai 2017 bestätigt. Die Zusage von Städtebaufördermitteln für die Realisierung des Zwischenbaus Volkshaus/Optisches Museum wurde im LOI der Ministerin für Infrastruktur und Landwirtschaft, Birgit Keller, an den Oberbürgermeister der Stadt Jena, Dr. Albrecht Schröter, am 4. Mai 2017 formuliert.

4. Businessplan Volkshaus
4.1 Betrieb

Das Volkshaus Jena soll nach Abschluss der Sanierung ab 2022 neben seiner bisherigen Funktion als Konzerthaus und gefragter Ort für Festivitäten aller Art auch als Tagungs- und Kongresshaus zunehmend nutzbar sein. Gemeinsam mit dem Deutschen Optischen Museum (DOM) zählt es zu den Leitprojekten der im Mai verabschiedeten Jenaer Tourismusstrategie.

Im Fokus stehen dabei Veranstaltungen mit 200 bis max. 1000 Teilnehmern. Mit dem Ziel einer verbesserten Nutzbarkeit für Tagungen und Kongresse werden ergänzend zum „Großen Saal“ im Teil des „Lehrgebäudes“ mehrere Einzelkapazitäten für 50 bis 200 Personen pro Raum sowie kongressbegleitende Ausstellungsflächen geschaffen. Lehr- und Saalgebäude können auch separat voneinander genutzt werden, wodurch eine möglichst hohe Auslastungsquote beider Gebäudeteile ermöglicht werden soll. Infolge der Sanierung wird die Kapazität für bestuhlte Veranstaltungen im Großen Saal auf mehr als 1.000 Sitzplätze ansteigen. Damit eine flexiblere Nutzung des „Großen Saals“ möglich ist, wird in dem neuen Gebäude zwischen Volkshaus und DOM ein Saal (300 qm x 7.50 m Höhe) für den Probenbetrieb der Jenaer Philharmonie errichtet. Dieser Saal ist mit beiden Gebäuden verbunden und kann außer für den Probenbetrieb sowohl durch das Volkshaus als auch das DOM für sonstige Veranstaltungen mit bis zu 300 Teilnehmern genutzt werden.

Zusammenfassend lässt sich der Betrieb des Volkshauses in drei Bereiche untergliedern:

– Vermietung für Kulturveranstaltungen und sonstige Veranstaltungen
(150 bis 1.500 Teilnehmer)
– Vermietung für Seminare,Tagungen und Kongresse (50 bis 1.000 Teilnehmer)
– Vermietung von Räumen für den Ankermieter Jenaer Philharmonie
(Verwaltung/Probe/Konzert/Lager)

Jeder dieser Betriebsteile richtet sich an unterschiedlichste Ziel- bzw. Kundengruppen mit verschiedensten Ansprüchen an Nutzung und Service. Um diesen verschiedenen Kundenperspektiven noch besser Rechnung tragen zu können, wird JenaKultur als Betreiber des Volkshauses und als Verantwortlicher für das gesamtstädtische Tagungs- und Tourismusmarketing seine Vertriebsstrategie entsprechend neu ausrichten und die Teams MICE (Meeting Incentives Conventions Exhibitions) und Veranstaltungsservice quantitativ (von 5,5 auf max. 9 VbE) und qualitativ weiterentwickeln müssen.

Das Team JenaKultur/MICE ist für Marketing und Vertrieb sowie die Pflege der Kundenbeziehungen verantwortlich. Abgeleitet von diesen Funktionen sowie den verschiedenen Zielgruppen werden entsprechende Spezialisierungen (Kulturkunden/Privatkunden/MICE-Kunden) innerhalb des Teams gefördert und vorangetrieben.

Das Team JenaKultur/Veranstaltungsservice ist für die technische Beratung und Umsetzung der Veranstaltungen sowie die Koordination des Gebäudemanagements zuständig. Der für die Durchführung von Konzerten zuständige Fachbereich Veranstaltungen von JenaKultur wird zukünftig wie die Jenaer Philharmonie die Position eines eigenbetriebsinternen Kunden einnehmen und sich in das Volkshaus einmieten. Aufwände werden als innerbetriebliche Leistungen berechnet.

Ein Mehrbedarf an Stellen wird wegen des zunehmenden Veranstaltungsaufkommens (Erhöhung Veranstaltungsanzahl im Großen Saal//Inbetriebnahme des Lehrgebäudes als Tagungszentrum) und des sich erhöhenden Vermarktungsaufwands in den Bereichen MICE/Vertrieb und MICE/Marketing sowie im Veranstaltungsservice prognostiziert. Derzeit wird von 2 Stellen im Team MICE und einer Stelle im Veranstaltungsservice ausgegangen. Dabei muss berücksichtigt werden, dass die intensive Vermarktung des Hauses bereits 3 Jahre vor dem eigentlichen Betriebsbeginn (2022) beginnen muss, um vor allem im Tagungs- und Kongressbereich Veranstaltungen ab Betriebsstart akquiriert zu haben. Die Besetzung der Positionen im Marketing und Vertrieb sollte trotzdem zunächst auf 2 Jahre befristet sein, um dann in Abhängigkeit der Akquiseerfolge eine weiterführende Entscheidung zur Stellenplanentwicklung treffen zu können. Die Besetzung der Position im Veranstaltungsservice sollte ca. 1 Jahr vor Betriebsbeginn erfolgen, wenn die Ergebnisse der ersten Akquisephase vorliegen.

Das Volkshaus befindet sich in erster Linie im regionalen Wettbewerb mit Veranstaltungshäusern in Weimar, Erfurt und Leipzig. Im lokalen Wettbewerb sind vor allem die FSU (in der vorlesungsfreien Zeit) als auch die Sparkassenarena und nach dem Umbau, das neue Jenaer Stadion, zu nennen. Diese Wettbewerber sollten aber auch als Partner bei der Durchführung von komplexen Tagungs- und Kongressveranstaltungen angesehen werden, wenn es beispielsweise gilt, neben dem eigentlichen Kongressort Möglichkeiten für die Durchführungen von Rahmenveranstaltungen, wie beispielsweise einem Kongress-Dinner, anzubieten.

Wettbewerbsvorteile hat das Volkshaus vor allem wegen seiner zentralen Lage, des direkten Umfelds (Optisches Museum, kurze Wege zu Gastronomie, Einzelhandel, Hotelnähe etc.) und seines flexiblen, tagungs- und kongressbezogenen Raumprogramms. Im regionalen Wettbewerb ist auch die Positionierung als „erstes“ Veranstaltungshaus am „Wissenschaftsstandort Jena“ zu nennen. Ein weiteres Ziel der Marktbearbeitung ist die angestrebte Qualitätsführerschaft im Bezug auf Service, Ausstattung und Preis/Leistung. Diese Mehrwerte müssen konsequenter Bestandteil der Markenkommunikation und -führung sein.

4.2 Entwicklung eines zentralen Tagungsmarketings für den gesamten MICE- Standort Jena sowie die MICE-Region Erfurt-Weimar-Jena

Die Betrachtungen zur Markt- und Wettbewerbssituation resultieren aus einer ausführlichen Markterkundung, welche durch JenaKultur im vergangenen Jahr durchgeführt wurde. Neben der Einbeziehung bereits vorliegender Markt- und Potentialanalysen fanden zahlreiche Einzelgespräche mit existierenden und potentiellen Kunden aus dem lokalen und überregionalen Umfeld, sowie mit Partnern und auch Wettbewerbern aus dem MICE-Bereich statt. Im Ergebnis dieser Gespräche steht die Feststellung, dass Jena eine verbesserte Tagungsinfrastruktur dringend benötigt, weil diese für Tagungs- und Kongress- Veranstaltungen ab 250 Teilnehmern entweder nicht bzw. nur eingeschränkt vorhanden ist oder wie im Fall der Hochschulen nur in der vorlesungsfreien Zeit genutzt werden kann.

Potentielle lokale Veranstalter sehen deshalb derzeit von einer Durchführung von Tagungen generell oder zumindest in Jena ab, signalisieren aber positives Interesse für den Fall einer deutlichen Verbesserung der Rahmenbedingungen. Als weiteres negatives Kriterium wurde auch im direkten Gespräch die eingeschränkte qualitative und quantitative Hotelkapazität in Jena benannt, welche selbst bei kleineren Veranstaltungen mit 100 oder 200 Teilnehmern oft ein „Ausbuchen“ in andere Städte notwendig macht bzw. die Durchführung von Parallelveranstaltungen erschwert. Vor diesem Hintergrund sollte die Ansiedlung weiterer Hotelkapazitäten im oberen Segment weiterhin ein Ziel der Stadtentwicklung bleiben. In Bezug auf den überregionalen Markt müssen die aus den Jenaer Kompetenzfeldern (v.a. Optik&Photonik, Gesundheitstechnologie, Präzisionstechnik, Umwelttechnologie und der digitalen Wirtschaft) resultierenden Stärken kommuniziert und die Akteure aus diesen Feldern stärker als in der Vergangenheit als Partner aktiviert werden. Durch die Betonung dieser Stärken sowie des exzellenten wissenschaftlichen Know-Hows vor Ort können Standortnachteile, wie die derzeitige Bahn- und Fluganbindung, zumindest abgeschwächt werden.

Zu den wichtigen lokalen Zielgruppen aus dem Umfeld der Jenaer Unternehmen und wissenschaftlichen Einrichtungen muss ein starkes Beziehungsmanagement aufgebaut werden. Vor diesem Hintergrund soll in 2018 mit weiteren städtischen Partnern die Bildung einer Jenaer Tagungsallianz initiiert werden, um den Tagungs- und Kongressstandort Jena in seiner mittelfristigen Gesamtentwicklung zu stärken und sichtbarer zu machen. Vor diesem Hintergrund muss auch die Art der Kooperation zwischen Erfurt, Weimar und Jena als Partner im überregionalen MICE-Marketing auf ein neues Niveau hin entwickelt werden sowie die Bedeutung der Tagung- und Kongressaktivitäten als Bestandteil Thüringer Standortpolitik neu gewichtet werden.

Erste positive Gespräche zum Erreichen dieser Ziele wurden bereits mit dem Thüringer Wirtschaftsministerium sowie den Partnern in Weimar und Erfurt geführt und werden im Herbst 2017 zur Erarbeitung einer gemeinsamen Strategie fortgesetzt. In der operativen Markenkommunikation gilt es, das Volkshaus als Marke neu zu entwickeln, was die Umsetzung einer konsequenten Markenstrategie (Erlebbarkeit – Kommunikation – Service) voraussetzt. Um auch regional und überregional sichtbar zu werden, wird der Maßnahmen-Schwerpunkt im digitalen Marketing (Homepage, Social Media, Suchmaschinenmarketing etc.) gesetzt. Gleiches gilt für das übergeordnete MICEStandortmarketing.

Der optimale Betrieb des Volkshauses erfordert gegenwärtig wie zukünftig ein intensives Belegungsmanagement. Im Jahresverlauf sind die Nachfragespitzen im Tagungs- und Kongressmarkt traditionell im Frühjahr und Sommer festzustellen. Damit stellt dieser Markt für viele kulturell geprägte Locations eine ideale Ergänzung zur Generierung zusätzlicher Veranstaltungen dar. Im Wochenverlauf gelten als Nachfragespitzen im Tagungs-
und Kongressmarkt der Zeitraum Dienstag bis Donnerstag. Während Tagungen und Konferenzen somit vor allem unter der Woche stattfinden, werden Veranstaltungen im Kulturbereich zunehmend am Wochenende nachgefragt. Die Besucherzahlen kultureller Veranstaltungen unter der Woche sind stark abhängig von der Prominenz des Künstlers bzw. des Programms. Bei vermeintlichen kulturellen „Standardangeboten“ ist das unterwöchige Nachfrageverhalten rückläufig. Bis zu 1,5 Jahre vor einem möglichen Veranstaltungsbeginn muss für die Tagungsmonate März bis Juni und September bis Oktober der Zeitraum Dienstag bis Donnerstag für Tagungsanfragen prioritär behandelt werden. Erst nach Ablauf dieser zeitlichen Frist sollten weitere Buchungsanfragen in diesem Zeitraum zugelassen werden. Davon unabhängig sollten kulturelle Veranstaltungen generell vorrangig Freitag bis Sonntag stattfinden, um somit auf das entsprechende Kundenverhalten zu reagieren. Die Planung von Konzerten der Jenaer Philharmonie hat Vorrang gegenüber sonstigen Konzertveranstaltungen.

Trotz neuer Fokussierung auf den MICE-Markt steht fest, dass das Volkshaus kein reines Kongresszentrum sein wird und werden soll, sondern auch künftig für die bisherigen Nachfragen aus Kultur und Gesellschaft offen steht. Das Volkshaus wird somit auch im Sinn von Ernst Abbe ein offenes Haus für die Jenaer Bürger und Vereine bleiben und im stärkeren Umfang ein Haus für die Jenaer Wirtschaft und Wissenschaft werden.

4.3 Einnahmen

Die ideale Erzielung von Einnahmen beim Betrieb eines Veranstaltungshauses umfasst folgende Positionen:

  • Mieteinnahmen,
  • Service-Gebühren,
  • Pachteinnahmen,
  • Einnahmen durch Eigencatering bzw.
  • die Vermarktung von Namensrechten und Werbeflächen
  • oder der Betrieb von Parkflächen.

Im Volkshaus werden im status quo nahezu ausschließlich Einnahmen durch Vermietung und im deutlich geringeren Umfang durch Verpachtung (Catering) erzielt. Zukünftig sollen in verstärkten Maß Service-Gebühren, z.B. für die Vermittlung von Dienstleistungen an Kunden, erhoben werden.

Die Vermarktung von Namensrechten ist in Bezug auf das Volkshaus nicht möglich und in Bezug auf die Markenführung nicht erstrebenswert. Die Vermarktung von Werbeflächen wird in Zukunft möglich sein, aber in Bezug auf die zu erzielenden Gesamteinnahmen eine untergeordnete Rolle spielen. Eine angemessene und marktkompatible Erhöhung der Mietentgelte ist in 2 Schritten (2019 und 2022) vorgesehen. Das derzeit gültige Rabattierungssystem für Jenaer Vereine (40 bis 50 Prozent) soll auch zukünftig beibehalten werden.

Mit der Inbetriebnahme des Lehrgebäudes, durch die flexiblere Nutzbarkeit des Saalgebäudes, und natürlich als Ergebnis des intensivierten Vertriebs soll im ersten Jahr des Vollbetriebs eine Steigerung des JenaKultur-externen Mietumsatzes von ca. 250.000 Euro pro Jahr auf 440.000 Euro pro Jahr erreicht werden. JenaKultur-interne Mietumsätze (Philharmonie, Veranstaltungsmanagement etc.) werden mit ca. 376.000 Euro pro Jahr angesetzt.

Zuzüglich der Einnahmen aus Gastro-Pacht und der Vermittlung von Serviceleistungen und Veranstaltungstechnik kann im ersten Vollbetriebsjahr von einem Gesamtumsatz in Höhe von 900.000 bis 1 Million Euro ausgegangen werden (2016: 650.000 Euro).

4.4 Kosten

Hauptkostenblock sind die mit der Ernst-Abbe-Stiftung verhandelten Mietkosten in Höhe von 890.000 Euro pro Jahr (Miethöhe 2016: 268.000 Euro). Der Anteil kongressbezogener Umbaukosten (flexible Wände, Klimatisierung, Treppenhaus etc.) am benannten Gesamtmietvolumen beträgt 28.000 Euro pro Jahr. Das Gros der notwendigen Sanierungsmaßnahmen hat keinen direkten Bezug auf die Nutzungserweiterung als Kongress-/Tagungszentrum sondern ist einer allgemeinen Nutzung als Veranstaltungshaus zuzurechnen.

Die Steigerung der Personalkosten (+3,5 VbE) im Vergleich zum status quo resultiert aus dem betrieblichen Mehraufwand infolge der Nutzungserweiterung und wird entsprechend nachfrageabhängig geplant.

Das vom MICE-Team zu planende Marketing-Budget soll bereits ab 2019 von derzeit 20.000 Euro pro Jahr auf 100.000 Euro pro Jahr angehoben werden. Darin enthalten sind nicht ausschließlich auf das Volkshaus bezogene Kosten sondern in erster Linie Maßnahmen für die Gesamtvermarktung Jenas als Tagungs- und Kongressstandort.

Die Gesamtaufwendungen im ersten Vollbetriebsjahr 2022 werden mit ca. 1,9 Millionen Euro pro Jahr angesetzt. Dem gegenüber steht eine Einnahmenprognose in Höhe von ca. 1 Million Euro. Daraus resultiert ein zu erwartender Zuschuss für das Volkshaus in Höhe von ca. 900.000 Euro pro Jahr ab 2022.

Die Gewinn- und Verlustrechnung zum Volkshaus als Kultur- und Kongresszentrum ist in Anlage 2 dargestellt.

5. Finanzielle Gesamtbetrachtung, Vergleich Status Quo-Szenario zu Szenario

Erweiterung Kultur- und Kongresszentrum Volkshaus, Neubau Bibliothek/Bürgerservice und Zwischengebäude Zum Vergleich dieser beiden Szenarien gelten folgende Planungsprämissen:

Szenario 1: Status Quo

Die Ernst-Abbe-Bücherei bleibt im Volkshaus. Die Philharmonie bleibt ausschließlich in den derzeit genutzten Räumen im 3. OG des Volkshauses. Bürgerservice verbleibt am Standort Löbdergraben. Kein Neubau Bibliothek und Bürgerservice. Kein Probensaal zwischen Volkshaus und Optischem Museum.
Die Investsumme in Szenario 1 beläuft sich auf ca. 20 Millionen Euro und wird durch die Ernst-Abbe-Stiftung als Eigentümerin geleistet.

Die Höhe der Gesamtmiete Volkshaus beläuft sich auf ca. 862.000 Euro. Hinzu kommen jährliche Betriebskosten* in Höhe von ca. 210.000 Euro.

Szenario 2: Kultur- und Kongresszentrum Volkshaus + Neubau Bibliothek und Bürgerservice + Probensaal Philharmonie

Das Volkshaus wird saniert und durch den Umbau des Lehrgebäudes für die Tagungs- und Kongressnutzung ertüchtigt. Die Investionssumme beläuft sich auf ca. 21 Millionen Euro.

Die Höhe der Gesamtmiete Volkshaus beläuft sich auf ca. 890.000 Euro. Hinzu kommen jährliche Betriebskosten* in Höhe von ca. 210.000 Euro.

Die Philharmonie nutzt Räume im Lehrgebäude sowie im neu zu errichtenden Zwischengebäude zwischen Volkshaus und Optischen Museum. Die Nutzung erfolgt durch das DOM und das Volkshaus bzw. die Jenaer Philharmonie. Die Investsumme beläuft sich auf ca. 4 bis 5 Millionen Euro und wird durch die Ernst-Abbe-Stiftung als Eigentümerin geleistet. Die voraussichtliche Miete wird in Abhängigkeit des finalen Entwurfs und Nutzungsumfangs festgesetzt und derzeit mit einer Höhe von jährlich 120.000 bis 180.000 Euro prognostiziert.

Die Betriebskosten* belaufen sich auf ca. 50.000 bis 75.000 Euro pro Jahr.

Die Ernst-Abbe-Bücherei und der Bürgerservice ziehen in einen Neubau auf dem Areal Engelplatz/Neugasse. Die jährlichen Mietaufwendungen für diese beiden Einrichtungen wurden in einer ersten Mietkalkulation aufgrund der aktuell prognostizierten Baukosten und unter Berücksichtigung der Fördermittel auf ca. 670.000 Euro geschätzt. Die jährlichen Betriebskosten* werden voraussichtlich ca. 340.000 Euro betragen.

Derzeit belaufen sich die Mietaufwendungen für den Bürgerservice auf rund 114.000 Euro pro Jahr. Die Betriebskosten lagen im Jahr 2015 bei 62.000 Euro. Diese Aufwendungen entfallen nach Umzug des Bürgerservice in den Neubau Neugasse.

Eine weiterführende, über das Thema Mieten und Betriebskosten hinausgehende Gesamtbetrachtung der Erlös- und Aufwandsentwicklung in Bürgerservice und Bibliothek soll dem Stadtrat als Teil der finalen Beschlussvorlage zum Neubau Engelplatz/Neugasse im März 2018 vorgelegt werden.
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* Betriebskosten wurden pauschal in Höhe von 5,00 €/m² Nutzfläche und Monat angenommen und beinhalten alle Nebenkosten

6. Ansiedlung weiterer Hotelkapazitäten

Die Weiterführung einer pauschalen Standortuntersuchung hat keine über die Ergebnisse der 2016 vorgelegten Hotelmarktstudie hinausreichenden Erkenntnisse erbracht. Die möglichen Hotelstandorte Eichplatz und Bachstraße sind vertiefend in den Bauleitplanungen integrierbar. Für den Standort Bachstraße war ein Hotel im 4 Sterne+ Segment am Standort der ehemaligen Augenklinik als möglich erachtet worden. Auch am Eichplatz lässt der bestätigte Rahmenplan eine solche Nutzung zu.

Andere freie Standorte stehen in der Innenstadt nicht zur Verfügung. Zwischenzeitlich sind aber weitere Hotelkapazitäten im unteren und mittleren Marktsegment an der Marktwestseite und in der Unterlauengasse neugeschaffen worden bzw. befinden sich in der Oberlauengasse im Bau. Besonders hervorzuheben ist der Neubau eines 100-Zimmer-B&B-Hotels am Standort „Am Anger“, welches ebenfalls dem mittleren Marktsegment zuzuordnen ist. Die Ausschreibung des Grundstücks am Volksbad erfolgte Anfang diesen Jahres. Der favorisierte Bieter plant hier ein Hotel mit einer Kapazität von ca. 130 Zimmern. Es sind aktuell jedoch noch weitergehende Planungen erforderlich, so dass ein Verkauf der Fläche (nach entsprechendem Stadtratsbeschluss) frühestens im Frühjahr 2018 erfolgen wird. Der Bedarf an Kapazitäten im gehobenen Segment ist mit diesen positiven Impulsen jedoch nicht gedeckt. Aus diesem Grund sollten parallel zur Entwicklung des Tagungstourismus weiterführende Ansiedlungen an den oben benannten Standorten vorangetrieben werden.

7. Verkehrliche Auswirkungen der geplanten Nutzung Volkshaus

Die verkehrlichen Auswirkungen der geplanten Standortentwicklungen in der Jenaer Innenstadt (Volkshaus, Eichplatz, Inselplatz u.s.w.) wurden im “Mobilitätskonzept Jena-Zentrum und Jena-West” mit besonderem Fokus auf den fließenden und ruhenden Individualverkehr betrachtet (Beschluss Stadtrat 17/1287-BV vom 08.06.2017). Für den Standort Volkshaus sind demnach für die künftige Nutzung als Kultur- und Kongresszentrum – auch mit dem geplanten Bau eines Parkhauses durch die Ernst-Abbe-Stiftung (120 Stellplätze) – keine wesentlichen Änderungen des Verkehrsaufkommens zu erwarten.

Die Veranstaltungen des Kongresszentrums finden in aller Regel außerhalb der allgemeinen morgendlichen und nachmittäglichen Spitzenstunde des Verkehrs statt, zu denen ausreichende Kapazitätsreserven im Straßennetz bestehen. Höheren Besucherzahlen des Kongresszentrums steht die Reduzierung der Besucherzahlen der Bibliothek gegenüber, die an den Engelplatz verlagert werden soll. Synergien sollten sich ebenfalls durch die Schaffung von zusätzlichen Hotelkapazitäten in innenstadtnaher Lage ergeben.

Für Veranstaltungen mit sehr großen Teilnehmerzahlen sind ggf. spezielle Erschließungskonzepte notwendig (Veranstaltungs-P&R, Shuttleservice u.ä.).

Berichtsvorlage_Stadtrat_neu 17_1500 BE Aktueller Stand Kongresszentrum - Neubau Neugasse

 

Anlage_1_Geplante_Aufteilung_Volkshaus
Anlage_2_Gewinn_und_Verlustrechnung_Volkshaus_sowie_Miet_und_Betriebskostenprognose